Elektronik Tebligat – Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Sistemleri ve “Sosyal Mesafe Dönemi” ne Getirdiği Kolaylıklar

Elektronik Tebligat yada KEP İle Tebligat Yeni Tercihimiz Olabilir mi?

Korona virüs salgınının (COVID-19) yayılmasını önlemek, virüsün yayılım hızını yavaşlatmak ve toplum sağlığını korumak amacıyla sıkı tedbirler alınmaktadır, alınmaya devam da edecektir. Bu tedbirler, ekonomik ve sosyal sonuçları yanında özel/tüzel kişilerin çalışma hayatlarında ve günlük rutinlerinde de ciddi etkiler ve sonuçlar yaratmaktadır. Önümüzdeki dönemlerde bunların bir kısmının alışkanlıklar meydana getirmesi de kaçınılmaz görülmektedir.

Özellikle beyaz yakalı iş insanları açısından evden çalışma sisteminin yaygınlaştığı bu dönemde, bireyler toplu olarak bir araya gelmeyi engellemek veya en aza indirmek amacıyla tedbirler almakta, mevcut alışkanlıklara alternatifler üretmektedir. Bu durum şüphesiz halihazırda yayılımı engellemek veya azaltmak için önem arzetmektedir. İlaveten virüsün ne zaman kontrol altına alınacağı veya insan hayatı bakımından bir tehdit olmaktan çıkacağına dair tahminde bulunulamayan bu süreçte; bir süre daha tedbirli bir iş hayatı sürdürmek, mevcut imkanları gözden geçirip, hatta yakın gelecekteki güven anlayışı bakımından kalıcı hale getirmek son derece önemli bir hale gelmektedir.

Bu yazımızda, kişilerin hak ve yükümlülükleri bakımından son derece önemli bir yere sahip olan tebligatın teslim edilme yöntemlerinden özellikle “sosyal mesafenin korunması bakımından son derece uyumlu” olan elektronik tebligat yöntemi incelenerek, bu süreçteki önemi ve getirdiği kolaylıklar açıklanacaktır. Sonrasında ise kayıtlı elektronik posta sistemi ve kullanım alanları ile yine getirdiği kolaylıklar üzerinde durulacaktır.

1. Tebligat ve Elektronik Tebligat

Tebligat, yetkili makamlar tarafından birtakım hukuki işlemlerin ve içeriklerin, bunların sonuçlarından etkilenmeleri beklenen kişilere, kanuna uygun şekilde bildirilmesi, teslim edilmesi, yapılan bildirim ve bilgilendirmelerin hukuk alanında sonuç doğurması bakımından da durumun tespiti, belgelenmesi ve ispatlanması fonksiyonunu taşımaktadır.

7201 sayılı Tebligat Kanunu’nun 1. maddesi:

Kazai merciler, 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'na ekli (I) sayılı cetvelde yer alan genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri, (II) sayılı cetvelde yer alan özel bütçeli idareler, (III) sayılı cetvelde yer alan düzenleyici ve denetleyici kurumlar, (IV) sayılı cetvelde yer alan sosyal güvenlik kurumları ile vakıf yükseköğretim kurumları, il özel idareleri, belediyeler, köy hükmi şahsiyetleri, barolar ve noterler tarafından yapılacak elektronik ortam da dâhil tüm tebligat, bu Kanun hükümlerine göre Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü veya memur vasıtasıyla yapılır.

hükmü ile tebligat çıkarmaya yetkili makam ve merciler belirlenmiştir. Bu makam ve merciler, tebligatları memur vasıtasıyla veya elektronik ortamda yapmaktadırlar.

Elektronik Tebligat (e-tebligat) ise, Tebligat Kanunu'nda belirlenen “tebligat çıkarmaya yetkili merciler” tarafından elektronik ortamda hazırlanan tebligatların Elektronik Tebligat Yönetmeliği’ne uygun olarak değiştirilemez ve inkar edilemez bir şekilde Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) yoluyla muhaplarına iletilmesidir. Yani bu sistemde, Tebligat Kanunu’nda tebliğ çıkarmaya yetkili kılınan merciler elektronik tebligat gönderebilecek olup, muhataplar yalnızca elektronik tebligat alabileceklerdir; diğer bir ifadeyle, muhatapların, bu sistem üzerinden tebligat yapabilmeleri mümkün değildir.

Mevcut yasal düzenlemelerde sadece belirli kişilere (muhatap) elektronik tebligat yapılması zorunluluğu bulunmaktadır. Elektronik tebligat yapılması zorunluluğu bulunan kişiler 7201 sayılı Tebligat Kanunu’nun 7/A ve Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nin 5. maddelerinin 1. fıkralarında sınırlayıcı bir şekilde sayılmıştır. İlgili düzenlemelerin 2. fıkralarında ise, 1. fıkra kapsamı dışında kalan gerçek ve tüzel kişilere, talepleri hâlinde elektronik tebligat adresinin verileceği ve bu durumda bu kişilere tebligatın elektronik yolla yapılmasının zorunlu olduğu hükme bağlanmıştır.

Bu düzenlemelerden açıkça anlaşıldığı üzere, elektronik tebligat zorunluluğu bulunmayan kişilere hala fiziki olarak teslim suretiyle tebligat yapılmaktadır.

Belirtmek gerekir ki, gerek elektronik tebligat, herek ise fiziki tebligatın, sokağa çıkma yasağı veya seyahat etme yasağı olan dönemler bakımından hak kayıplarına neden olabileceği açıktır. Ancak bu yazımızın konusu sokağa çıkma ve seyahat özgürlüğüne getirilen sınırlamalara rağmen devam eden tebligatlar ve yarattığı sorunlar olmadığı için bu konunun detayına girilmeyecektir.

Yazımızın odak noktası, yaşanılan olağanüstü süreç sebebiyle, sosyal mesafe kuralının uygulanması, gerek kamu kurum ve kuruluşlarında gerekse özel hukuka tabi işyerlerinde tam kapasite çalışılmaması ve/veya evden çalışma sistemine geçilmesi göz önünde bulundurulduğunda, elektronik tebligatın öneminin ve getirdiği kolaylığın daha net anlaşılmasıdır.

Fiziken teslim suretiyle tebligat sisteminde, tebligat çıkarmaya yetkili makam fiziki olarak tebligatı hazırlayacak, daha sonra tebliğ evrakı Posta Ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi’ne veya tebliğ memuruna teslim edilecek ve son olarak muhatabın adresinde kendisine (Muhatap veya yerine tebligatı alabilecek kişilerden hiçbiri adreste bulunmaz veya muhatabın tebligatı almaktan imtina etmesi durumunda Tebligat Kanunu m. 21 gereğince tebliğ memuru tebliğ olunacak evrakı, muhtara teslim edecek ve komşusuna haber verecek) teslim edilecektir. Görüldüğü gibi bu sistemde en az 3 kişi fiziken bir araya gelmek zorunda olması yanında, tebligatın konusunu içeren belge, zarf en az üç kişi ile temasa maruz kalacaktır.

Elektronik tebligat, sağladığı ekonomik (zaman tasarrufu, maliyet, iş gücü, kağıt israfının engellenmesi vb.) ve hukuki (usulsüz tebligat, sabit ikamette muhataba ulaşamama, kaybolma, tahrip olma vb. sorunlar, delil niteliği) yararlar yanında, kişilerin fiziki olarak bir araya gelmemeleri yani sosyal mesafe kuralının uygulanmasına ve hastalık kaynağının temas yoluyla yayılımını engellemeye katkısı nedeniyle de, salgın dönemi ve hatta sonrasındaki kısmen endişeli olacağımız tedbirli dönem boyunca büyük bir önem taşıyacaktır.

Bu sebeple, mevcut elektronik tebligat sistemi kapsamının genişletilmesi ve elektronik tebligat zorunluluğu bulunmayan kişilerin bu sisteme dahil edilmesi yönünde çalışmaların yapılması kalıcı bir çözüm olacaktır.

2. Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi

Elektronik tebligat sisteminde sadece tebligat çıkarmaya yetkili mercilerin bu yolla tebligat yapabileceği yukarıda kısaca açıklanmıştır. Muhatap konumundaki kişiler arası iletişimi ve elektronik tebligat sisteminin faydalarını sağlayabilecek bir diğer sistem ise “kayıtlı elektronik posta” sistemidir.

Kayıtlı elektronik posta (KEP), elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dahil olmak üzere gerçekleştiği anda hukukî delil fonksiyonu da sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklidir. KEP, yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak tanımlanmaktadır. KEP, bilinen elektronik postaya ilave olarak elektronik postanın;

• Göndericisi görünen kişi/kuruluş tarafından gönderilip gönderilmediği,
• Alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve ne zaman ulaştığı,
• Alıcısı tarafından okunup okunmadığı ve
• İhtiyaç duyulması halinde elektronik postaya yeniden erişilebilmesi imkanlarını tanıyarak ilgili delil fonksiyonunu en geniş şekilde sunan teknik bir sistemdir.

KEP aracılığı ile yapılabilecek işlemler; resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı, yasal geçerli olarak elektronik yazışma ve bildirim (beyanname, bildirge, başvuru, bildirim, ihtar, ihbar, vb.), kurum içi ve kurumlar arası yazışmalar, kamu kurumları ile özel sektör kuruluşları, vatandaşlar (gerçek ve tüzel kişiler) arasındaki her türlü yasal bildirim yapılması, belge gönderilmesi, elektronik fatura gönderilmesi, banka yatırım/kredi/kredi kartı hesap ekstreleri, online alışveriş siparişleri ve diğer her nevi sipariş gönderilmesi/alınması, dilekçe, başvurular, sözleşmeler, ihale teklifleri şeklinde sayılabilir.

Görüldüğü üzere KEP kullanarak, tarafların fiziken bir araya gelmeleri gerekmeksizin, hukuken geçerli bir şekilde ve delil niteliğine sahip birçok işlemi yapmaları mümkündür. Elektronik tebligat sistemi bölümünde açıklanan gerekçelerle KEP sisteminin kullanım kapsamının genişletilmesi ve yaygınlaştırılması yerinde olacaktır.

Örneğin, Türk Ticaret Kanunu’nun 18. maddesinin 3. fıkrasına göre diğer tarafı temerrüde düşürmek isteyen tacir, bu yöndeki ihtarını KEP sistemi ile gerçekleştirerek; sosyal mesafe kuralları dahilinde kendisi/temsilcisinin notere gitmesi ve ücret ödemesi, noterin bu iş için mesai harcaması, posta idaresinin tebligat için memur görevlendirmesi, konu ile ilgili en az 3-4 kişinin meşguliyeti ve teması gerekmeden, üstelik de hastalık kaynağı yayma risklerinin tamamını ortadan kaldıracak şekilde elde etmek istediği sonuca ulaşacaktır.

3. Sonuç

Yaşanılan salgın ve alınan tedbirler kapsamında, çalışma şekil ve usullerinde yaşadığımız değişim tartışmasızdır. Herbirimiz, isteyerek ya da zorunlu olarak, bildiğimiz yöntem ve usullere alternatif arama, yaratma dönemindeyiz. Sosyal mesafe kuralına ek olarak özgürlüklerin sınırlandığı bu sürecin, gerek hukuki gerekse ticari hayatı tamamen durdurmadığı/durduramayacağı, hatta “durdurmaması gerektiği” açık olduğuna göre, sağlık ile ilgili tedbirleri önceleyerek ilaveten mevcut imkanların kullanımı ve özellikle ticari hayatın devamlılığının sağlanması büyük önem arz etmektedir.

Bu yazının özelinde; gerek elektronik tebligat gerekse KEP sisteminin kullanımının sağlayacağı yararlar, aslında alınan tedbirler ile aynı amaca hizmet edecek niteliktedir.

Bu imkanların varlığının ve kullanımının salgın sürecinde daha önemli hale geldiği şüphesiz olmakla birlikte, normal sürece dönüldüğünde de maliyet – iş gücü – zaman yönetimi denkleminde çok önemli üstünlükler taşıdığının anlaşılması ve gerçek bir alternatif olarak zihinlerde yerini alması son derece önemlidir.

Yararlı olması dileğimizle.